IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT DAN PENGARSIPAN DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN GARUT

Abstract

Perkembangan teknologi dan informasi dari waktu ke waktu membawa perubahan yang cukup signifikan terhadap manusia. Semua orang saat ini sangat mudah dan membutuhkan media informasi pengolah data sebagai penunjang dari segala aspek dalam melaksanakan kegiatan kehidupan sehari-harinya. Sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan (SIMSP) di Sekretariat Daerah Kabupaten Garut menjadi salah satu langkah dalam penataan administrasi surat-menyurat menggunakan teknologi terkini. SIMSP SETDA adalah sebuah sistem informasi untuk pengelolaan surat menyurat, disposisi online dan juga pengarsipan secara digital yang tersimpan di server Dinas Komunikasi dan Informatika  Kabupaten Garut. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian kualitatif. Lokasi penelitian di Sekretariat Daerah Kabupaten Garut. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dengan Kepala Bagian Umum, Kasubag TU Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian, Pengadministrasi Surat-menyurat (Staf), Analis Tata Usaha (Staf), dan Sekretaris di Lingkungan Sekretariat Daerah. Selain itu digunakan pula beberapa data dan dokumen untuk menunjang kelengkapan dan kedalaman informasi yang dibutuhkan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat faktor yang menghambat implementasi sistem informasi manajemen surat dan pengarsipan di Sekretariat Daerah Kabupaten Garut. Diantaranya 4 faktor penghambat yaitu : (1) Dalam mekanisme pelayanan terdapat hambatan tidak adanya sosialisasi secara langsung kepada tiap bagian mengenai pengimplementasian SIMSP sehingga bagian-bagian yang ada kurang mengetahui kegunaannya, (2) Sumber daya manusia  pengelola SIMSP di Sekretariat Daerah belum memadai karena tidak memiliki dasar pendidikan informatika maupun Komputer dan kurangnya pengembangan pelatihan atau bimbingan teknis, (3) Sarana dan prasarana pelayanan masih kurang perlu adanya penguatan jaringan internet perlu juga penambahan unit komputer lengkap dengan perangkat pendukungnya, dan (4) Kurangnya Komitmen dari beberapa Pelaksana Kebijakan.